Hay ciertos momentos que necesitas recopilar datos sobre tus facturas/presupuestos de forma rápida y directa. ¿Tienes que saber cuantas facturas te han pagado y las que has cobrado directamente? ¿Cuales han sido rechazadas, aceptadas o ni siquiera han sido abiertas por tus contactos? ¿Cuantos presupuestos te han aceptado y cuántos no?

Todos los documentos que puedes crear desde Billin muestran información que puedes filtrar para hacer búsquedas. Y con ayuda de la siguiente FAQ te vamos a mostrar como conseguir los datos que precisas usando el Listado de facturas/presupuestos. (Los pantallazos que verás y la explicación que viene más abajo, pertenece al listado de facturas, pero funciona exactamente igual para los presupuestos)

¡Comencemos!

Lo primero es dirigirnos al menú lateral izquierdo y seleccionar la opción Facturas donde aparecerá una ventana con dos pestañas que contienen las secciones Facturas emitidas y Facturas recibidas.

La pestaña de Facturas emitidas está dividida en varios apartados.

En primer lugar localizamos las cuatro facturas que encabezan nuestra lista de facturación. Cada una muestra el nombre del cliente, la fecha de facturación y vencimiento junto a la cifra que indica el total de la factura. Debajo de cada una se pueden ver los iconos que representan los estados en que se encuentra (enviada, pagada, vista, etc.) 

En el margen derecho tenemos los apartados Cantidad total facturada y a su lado el indicador del Número total de facturas, así como el botón CREAR FACTURA.


En la parte inferior identificamos tres pestañas donde se agrupan las FACTURAS CREADAS, las FACTURAS RECURRENTES y los BORRADORES.  Aquí se engloban los productos con los que trabajamos desde las sección facturas emitidas.


FACTURAS CREADAS

Debajo de la pestaña facturas creadas encontramos el campo que nos permite buscar facturas por nombre del contacto, número de factura o CIF de la empresa. 

El desplegable Ordenar las facturas nos permite presentar las facturas por  sus fechas de modificación, facturación, vencimiento y también por su número de factura. Todas ellas pueden jerarquizarse de forma ascendente o descendente.

El botón FILTROS, situado en el margen derecho de la pantalla,  nos facilita examinar las facturas gracias a los distintos estados en los que puede estar como son emitida, vista, rechazada, aceptada, enviada y cobrada/pagada

Podemos combinar diferentes filtros en nuestras búsquedas, con la única excepción de las Facturas seleccionadas que SOLO muestra las que son de ese tipo.

También podemos depurar la misma búsqueda por el nombre del contacto, el CIF/NIF y las fechas de creación de factura y vencimiento.


Las facturas pueden ser borradas, descargadas en formato PDF o como un archivo excel. 

Para hacerlo debes escoger las facturas que precises (todas o de forma alterna) en cada página y pulsar el botón Eliminar, Descargar Zip y/o Descargar Excel, según tu elección.

Descargar facturas en PDF

Selecciona las facturas y pulsa Descargar Zip; aparecerá un aviso que te informa del envío de un correo. Para seguir trabajando tienes que hacer clic sobre el botón ACEPTAR.

Luego, en tu buzón, recibirás un email de Billin con el asunto: Tus facturas ya están listas para ser descargadas. Para bajar el fichero .zip que las contiene solo debes pulsar el botón Descargar facturas.

Descargar facturas Excel

Tras seleccionar tus facturas haz click sobre Descargar Excel y el archivo se mostrará en la parte lateral izquierda de la franja verde. Para abrirlo pulsa sobre él.

Eliminar facturas

Si seleccionas facturas para borrar recuerda que una vez pulsado el botón de SÍ, QUIERO BORRARLAS no se podrán recuperar. ¡Revísalas bien antes de hacerlo!


FACTURAS RECURRENTES

Al crear una factura podemos hacer que se envíe a nuestro contacto con una fecha programada (cada semana, cada mes, dos meses, trimestre, seis meses o un año), son las llamadas facturas recurrentes.

Si bien su estado no se ve afectado hasta que se envía (mientras se mantiene como recurrente esperando la fecha en la que se lanza) también podemos realizar filtros con ellas gracias a su regularidad. 

Al seleccionarlas también aparece la barra verde, pero en ella el único botón que se muestra es el de Eliminar. Una factura recurrente no puede ser descargada ni como PDF ni como Zip, ya que todavía no ha sido emitida.

Recordar revisar las facturas antes de pulsar la opción Eliminar, después la factura no podrá recuperarse.


FACTURAS BORRADORES

Los borradores son aquellas facturas que no han sido emitidas o emitidas/enviadas. No disponen de ningún tipo de filtro, pero se pueden borrar. Lo único que se precisa es seleccionar aquella que deseamos borrar y pulsar el botón Eliminar de la barra inferior de color verde.

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